Trends in de milieuwet- en regelgeving en de gevolgen voor de compliancemedewerker in de industriële omgeving

22-06-2018

In het artikel 'Trends in de milieuwet- en regelgeving en de gevolgen voor de compliancemedewerker in de industriële omgeving' gaan adviseurs Thijs van Rossum en Jeannette Levels in op de ontwikkelingen rond compliance. Het artikel verscheen in de zomer van 2018 in het Tijdschrift voor Compliance.

Trefwoorden: compliance, milieuwet- en regelgeving, ketenverantwoordelijkheid

Inleiding

Ondernemingen actief in industriële sectoren, zoals de zand- en grindwinning, het MKB-metaal en de keramische industrie hebben te maken met een steeds verder uitdijende hoeveelheid en diversiteit aan bestuursrechtelijke en private regelgeving. De energietransitie is in Nederland in volle gang en ook de nieuwe regering draagt graag haar steentje bij. Aanvullend is recent de kabinetsreactie op de transitieagenda’s circulaire economie verschenen met daarin de uitvoeringsagenda tot en met 2023. In dit artikel werpen wij een blik op het veranderende speelveld van enerzijds bestuursrechtelijke en anderzijds private eisen op het gebied van duurzaamheid en klimaatbeleid. Aan de hand van voorbeelden uit diverse industriële sectoren nemen we een drietal ontwikkelingen nader onder de loep. Vervolgens beschrijven we een methode waarmee organisaties beter grip kunnen krijgen op deze ontwikkelingen.

In de industrie ligt de borging van deze milieuthema´s, zoals energiebesparing en CO2-reductie traditioneel bij de QHSE-medewerker (afkorting voor de medewerker die verantwoordelijk is voor ‘Quality, Health, Safety and Environment’, in het Nederlands ook vaak ‘Kwaliteit, Arbo en Milieu’ genoemd). Deze medewerker is enerzijds verantwoordelijk voor het aanvragen van de benodigde toestemmingen (milieuvergunningen) en anderzijds met de implementatie van de eisen uit deze vergunningen in de organisatie. Milieumanagement-systemen zijn een aanvulling op de bestuursrechtelijke eisen. Door de toenemende hoeveelheid en diversiteit aan bestuursrechtelijke en private regelgeving zien we in de praktijk dat de QHSE-medewerker steeds meer ondersteuning nodig heeft; de opkomst van de compliance officer in de industrie.

De bestuursrechtelijke concretiseringslag

De concretisering van de bestuursrechtelijke compliance verplichtingen kunnen we aan de hand van diverse ontwikkelingen inzichtelijk maken. De milieuregelgeving is in Nederland op dit moment in een aantal (kader) wetten opgenomen, vooral de Wet milieubeheer en de Wet natuurbescherming en de hieraan verbonden Algemene Maatregelen van Bestuur (AMvB´s) zoals het Activiteitenbesluit en het Besluit natuurbescherming. Neem bijvoorbeeld de Nederlandse regelgeving rondom energiebesparing. De regels die vanuit diverse regimes gelden zijn momenteel sterk in ontwikkeling. We zien hier sinds het energieakkoord uit 2013 allerlei ontwikkelingen gericht op het stimuleren van energiebesparing, de eerste stap in de Trias Energetica, de basis om toe te werken naar de duurzame doelstellingen. De verplichting tot het besparen van energie staat al decennia in vergunningen en AMvB's maar krijgt (te) weinig prioriteit. Sinds december 2015 kennen we in Nederland erkende maatregelen energiebesparing. Recent zijn deze weer aangevuld met een energiemonitoringsverplichting voor alle kantoren, scholen, ziekenhuizen en dergelijke. Als we terugkijken naar de eerste voorschriften ten aanzien van energiebesparing zien we hier een sterkte concretiseringsslag; een verschuiving van doelvoorschriften naar steeds meer middelvoorschriften.

Ook Europese regelgeving, in Nederland geïmplementeerd, wordt steeds verder geconcretiseerd. Een voorbeeld is de Energy Performance of Buildings Directive (EPBD). De EPBD is hoofdzakelijk gericht op gebouwen, zowel bestaande als nieuwe gebouwen. In de Richtlijn is onder meer een verplichting opgenomen voor bestaande kantoorgebouwen met een publieke functie om een energielabel te hebben. Voor alle gebouwen die verkocht, verhuurd of ver/-nieuwbouw worden, geldt ook een labelverplichting. Het Bouwbesluit stelt vervolgens eisen waaraan het energielabel moet voldoen. Ook de rekenregels op basis waarvan de energieprestatie wordt vastgesteld (en daarmee het label) staan in het Bouwbesluit. Tevens zijn er eisen opgenomen voor bijvoorbeeld de isolatie van het dak, gevels en de vloer.

Per 2023 moeten alle kantoren in Nederland tenminste label C te hebben, ook dit wordt opgenomen in Bouwbesluit. In het Besluit energieprestatie gebouwen (de Nederlandse implementatie van het EPBD) is tenslotte een keuringsregime opgenomen voor de koelinstallaties van gebouwen. Dit regime is verbonden met de Europese verordeningen F-gassenverordening en de verordening Ozonlaagafbrekende stoffen, beide in Nederland geïmplementeerd door het Besluit gefluoreerde broeikasgassen en ozonlaagafbrekende stoffen. Deze besluitvorming richt zich op het verminderen van synthetische koelmiddelen zoals (H)CFK's en HFK's. Deze synthetische stoffen komen van nature niet voor en hebben een Global Warming Potential (GWP) dat tot vele duizenden groter is dan CO2. De meeste schadelijke stoffen zijn al verboden en de lijst geleidelijk uitgebreid.

Steeds meer milieuregelgeving stelt ook concrete eisen aan processen en producten, ook buiten de bouw. Deze eisen gaan bijvoorbeeld over het initieel ontwerp en gebruik van grond- en hulpstoffen. Europese regelgeving die hierop betrekking heeft zijn onder andere de Ecodesign Directive, de REACH Verordening (REACH staat voor: ‘Registration, Evaluation, Authorization and restriction of Chemicals’ en de RoHS- Richtlijn (RoHS staat voor: ‘Restriction of Hazardous Substances’. In aanvulling op ontwerpeisen wordt er ook steeds meer verantwoordelijkheid geëist door het bevoegd gezag voor de einde levensfase van het product. Bijvoorbeeld de Richtlijn Weee (‘Waste Electrical and Electronic Equipment’) regelt de inzameling en recycling van elektrische en elektronische producten en dwingt producenten na te denken over de verantwoording om producten op de markt brengen.

Zelfregulering vanuit de sector

 In de bouwwereld is bewezen dat duurzaamheid bijna algemeen toepasbaar is geworden met BREEAM:NL als grote pleitbezorger. BREEAM staat voor: ‘Building Research Establishment Environmental Assessment Method’, en is een methode die in de bouwsector gebruikt wordt om duurzaamheidsprestatie van een gebouw te meten. In de periode vóór BREEAM werden duurzame prestaties regelmatig toegewezen op basis van een voorlopig ontwerp. Bij het definitieve ontwerp werden vervolgens de dure, extra voorzieningen, die bijvoorbeeld een energiebesparing realiseerden, weer  weggelaten. Een BREEAM-certificaat wordt alleen verstrekt als bij oplevering van het gebouw bewezen wordt dat alle eisen voldoende zijn onderbouwd. Bewezen duurzaamheid dus. Deze bewezen duurzaamheid heeft meerwaarde gecreëerd. De gebouwen die gerealiseerd worden onder BREEAM:NL zijn niet alleen modern en goed gebouwd, ze zijn vaak ook energiezuiniger en waardevaster. Aannemers en ontwikkelaars die op deze manier gebouwen realiseren, maken niet alleen winst, maar hebben een duurzaamheidskans vertaald naar een business case. De business case creëert niet alleen waarde voor het bedrijf, maar ook voor diverse andere belanghebbenden zoals de investeerder, de gebruiker van het gebouw en de maatschappij. Deze ontwikkeling past daarmee volledig bij de zeven trends in Maatsschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO), zoals gedefinieerd door MVO-Nederland. Ook de recent verschenen transitieagenda circulaire economie voor de bouw zet in op het creëren van marktprikkels om projecten te stimuleren die circulaire winst en een potentiële businesscase voor de betrokken bedrijven oplevert. Het zal de komende jaren steeds concurrerender worden om juist duurzame producten te produceren. Ook voor andere sectoren zijn vergelijkbare transitie-agenda’s opgesteld.

Bedrijven actief in de grond-, weg- en waterbouw (GWW) tonen steeds vaker in hun projecten aan dat én hoe er CO2-bespaard wordt. De ‘CO2-Prestatieladder’ heeft de afgelopen jaren een stevige voet aan de grond gekregen. Veel bedrijven zijn conform de Prestatieladder gecertificeerd en (semi)overheden maken gebruik van de Prestatieladder in hun aanbestedingen en stellen op deze manier eisen aan de opdrachtnemer. Deze eisen worden zowel op het niveau van de organisatie gesteld als het project. In projecten met ‘gunningvoordeel’ moet de opdrachtnemer CO2-reducties realiseren. Een jaar na de start van het project wordt door een Certificerende Instelling gecontroleerd of de reducties behaald zijn. In praktijk leidt dit tot verdere optimalisatie van transportritten, materiaal wordt vaker hergebruikt en er wordt actiever gezocht naar alternatieve materialen en oplossingen met een lagere CO2-impact. Door de verificatie achteraf, door een onafhankelijke derde, gecombineerd met boeteclausules ontstaat er goede grip op daadwerkelijke CO2-reductie.

In andere en gerelateerde sectoren, zoals de metaal- en bouwproducten, worden de milieuprestaties van producten steeds meer inzichtelijk gemaakt door ‘Life Cylcle Analyses’ (LCA’s) of voorzien van een certificaat ‘Milieu Relevante Product Informatie’ (MRPI). De methode achter dit certificaat maakt het mogelijk om de milieuaspecten van (bouw)producten inzichtelijk te maken. Producten voorzien van een MRPI-certificaat kunnen opgenomen worden in de Nationale Milieudatabase en het certificaat kan gebruikt worden voor de Europese milieuproductverklaring ‘Environmental Product Declaration’ (EPD). Producten voorzien van deze certificaten, kunnen gebruikt worden voor de berekening van de milieuprestatie van een gebouw of om de Milieu Kosten Index (MKI) van een werk te bepalen. In de komende maanden wordt met dit systeem ook het meten van de circulariteit van gebouwen en werken verder vormgegeven. Hiermee wordt een onderwerp als circulariteit, net als CO2 reductie, een vast onderdeel van bewezen duurzaamheid.

Door Koninklijke Metaalunie, de FME (ondernemingsorganisatie voor de technologische inudstrie) en Federatie Nederlandse Rubber– en Kunststofindustrie is in samenwerking met de NEN de Europese Praktijkrichtlijn Ecodesign ontwikkeld. De praktijkrichtlijn beschrijft een methodische aanpak om de belangrijkste milieuaspecten van producten te bepalen en alternatieve ontwerpopties voor te stellen die de milieuprestaties kunnen verbeteren. Deze richtlijn is bij uitstek geschikt voor OEM-bedrijven en hun toeleveranciers om een bestaand mechanisch product te evalueren en te verbeteren. Door het gebruik van transparante meetmethoden zoals ‘Life Cylcle Analyses’ (LCA’s), kunnen we hier spreken van een verifieerbare CO2-reductie.

De verbreding en verdieping van de klimaatregelgeving

De implementatie van het begrip ‘onderneming’ of ‘concern’ uit de Energy Efficiency Directive (EED) heeft impact gehad op het bestuursrechtelijke toepassingsbereik van de klimaatregelgeving in Nederland. Deze Richtlijn is per 2012 geïmplementeerd in Nederland in werking getreden per juli 2015. Tot de komst van de EED was het centrale begrip in de milieuwetgeving in Nederland ‘inrichting’. We spreken van een inrichting als een rechtspersoon een bedrijfsmatige activiteit uitvoert binnen een zekere begrenzing. De bedrijven onderdeel van het concern, worden geïnterpreteerd als individuele bedrijven, ieder met een eigen set aan wet/-regelgeving, waaraan voldaan moet worden. Kortom een benadering gericht op de fysieke locatie, waarbij de keten of het concern niet beschouwd wordt. Op grond van de EED dient nu de hele keten (het hele concern) in ogenschouw te worden genomen bij de concrete maatregelen die in het kader van het energiebeleid.

Via de verdergaande producentenverantwoordelijkheid worden bedrijven in de keten ook mede verantwoordelijk voor de milieueffecten in de gehele keten inclusief de gebruiks- en afvalfase. Hiermee wordt ook voor milieuregelgeving de context van de locatie verlaten en gaat het product en de gebruikte grond- en hulpstoffen een belangrijke positie innemen.

Internationaal de meest toegepaste norm voor milieumanagement, ISO 14001, is sinds september 2015 geactualiseerd. Met deze actualisatie wordt expliciet geëist dat het bedrijf vanuit levenscyclusperspectief milieueisen definieert bij elke fase van de levenscyclus van het product. Deze milieueisen worden vervolgens verwerkt in het ontwerp- en ontwikkelproces, de inkoop van goederen en diensten en communicatie. Bovendien moet het bedrijf bewerkstellingen dat uitbestede processen worden beheerst. Bedrijven gecertificeerd volgens deze nieuwe norm gaan naar verwachting meer invloed in de keten uitoefenen om de milieuprestatie van haar product te garanderen en (zo mogelijk) te verbeteren.

Ook de CO2-Prestatieladder stelt op de hogere niveaus eisen aan bedrijven die volgens deze Nederlandse norm gecertificeerd willen zijn. Met de nieuwste versie van de Prestatieladder (2015) wordt aan de koplopers de kans geboden om een meerjarige strategie te ontwikkelen waarmee structureel toegewerkt wordt naar CO2-reductie in de keten op grond van een ketenanalyse naar de totale CO2-emissie van haar product.

Naast de beschreven verbreding van de klimaatregelgeving zien we ook dat deze regelgeving dieper de organisatie penetreert. De milieueisen hadden steevast een sterk operationeel karakter, bijvoorbeeld zorgdragen voor een verwaarloosbaar bodemrisico. Het voldoen aan dergelijke eisen uit bijvoorbeeld een milieuvergunning of direct geldende EU-regels, is een taak die wordt uitgevoerd door de QHSE-manager onder supervisie van het hogere management. De nieuwere milieu- en/of klimaateisen zijn echter steeds concreter en worden vertaald in producteisen, leveringsvoorwaarden en andere contractuele verplichtingen. Voorbeelden hiervan zien we steeds vaker in aanbestedingen waarbij bijvoorbeeld gebruikt gemaakt wordt van de CO2-Prestatieladder. De norm maakt het mogelijk om bedrijven gunningvoordeel te geven op basis van het milieu-inspanningen. Dit gunningvoordeel wordt niet alleen vertaald in een lagere inschrijfprijs, maar ook in een strikt contractueel framework.

Het juridische karakter van veel milieuprestaties vergt expertise van het juridische speelveld en oversight van de implementatie hiervan door de productie-afdelingen, de rol van een compliance specialist is hiermee geboren.

Toenemende vraag vanuit de maatschappij naar duurzame oplossingen

De invloed van de maatschappij op de bedrijfsvoering neemt steeds verder toe. Er zijn diverse voorbeelden uit de media te noemen van bedrijven (of ketens) die onder druk van de consument haar product en/of het productieproces hebben aangepast. Naast deze maatschappelijke druk zien we ook dat financiële instellingen, pensioenfondsen en grote private investeerders eisen gaan stellen ten aanzien van het duurzaamheidsbeleid van de organisatie waarin geïnvesteerd wordt. We geven hiervan enkele voorbeelden.

Vergelijkbaar met de opkomst van de Triodosbank voor particulieren zien wij in onze adviespraktijk dat deze hoge intrinsieke drive ook bepaalt in welke aandelenfondsen bijvoorbeeld landgoedeigenaren investeren. Op basis van duurzaamheidsindicatoren worden passende fondsen geselecteerd.

Een vergelijkbare ontwikkeling zien we ook terug bij pensioenfondsen. Eind 2015 heeft ABP haar nieuwe beleid inzake verantwoord beleggen gepresenteerd. In dit beleid formuleert ABP als doelstelling dat in 2020 de CO2-uitstoot van haar beleggingen met 25% gedaald moet zijn. De totale beleggingsportefeuille van ABP beslaat ruim 4.000 bedrijven. De komende vijf jaar worden deze bedrijven uitgenodigd om te bewijzen dat zij het waard zijn om in te investeren. Ruim 11.000 pensioenafnemers van ABP tekenden in 2015 een petitie waarin het pensionfonds wordt opgeroepen om zich terug te trekken uit fossiele energie. Ook deze ontwikkeling past binnen het kader van geschetste MVO Trends door MVO-Nederland. In november 2015 volgde ook het pensioenfonds Zorg en Welzijn met een nieuw duurzaamheidsbeleid waarin eveneens de doelstelling is opgenomen om de CO2-reductie van de aandelenportefeuille te halveren.

Nederlandse banken hebben eind december 2015 een klimaatstatement ondertekend. Hierin stellen de banken onder andere dat ze duurzaamheid, klimaatimpact en milieu-impact meewegen in hun financiering- en investeringsbeslissingen en hun klanten aanmoedigen waar mogelijk hun CO2-uitstoot te verlagen. Een concreet voorbeeld is de Rabobank die een financieringskorting aanbiedt tot 1,2% aan MKB-bedrijven met een geselecteerd keurmerk voor investeringen in duurzame maatregelen.

We zien dus dat verschillende (financiële) spelers al dan niet onder maatschappelijke druk meer invloed gaan uitoefenen op het duurzaamheidsbeleid van die bedrijven. Dit wordt bevestigd in het jaarlijkse onderzoek naar Integrated Reporing (IR) uitgevoerd door Deloitte en MVO-Nederland. Blijkens dit onderzoek waarderen investeerders-bedrijven onder meer op diverse duurzaamheidscriteria en de relatie duurzaamheidsmanagement en de financiële prestatie van het bedrijf. 

Tendensen die het belang van compliance vergroten

In het voorgaande onderscheidden we drie tendensen die het belang van een compliance-benadering van klimaateisen in de industriële-sector versterken. In de eerste plaats toenemende bestuursrechtelijke regelgeving. In de tweede plaats zelfregulering door beroepsorganisaties. En ten slotte, maatschappelijke druk als driver voor een milieubeleid met heldere commitments vanuit de industrie.

Als gevolg hiervan zoeken bedrijven steeds vaker naar aangepaste organisatievormen om tegemoet te komen aan de juridische en maatschappelijke eisen. Tot enkele jaren geleden konden deze diverse compliance-verplichtingen vrij eenvoudig opgevangen worden door de QHSE-medewerker. Deze staffunctionaris kreeg al snel de taak om alle operationeel en productie gerelateerde onderwerpen binnen de organisatie te borgen, zoals kwaliteitsmanagement, milieu, en arbo. De QHSE-medewerker was daarmee een voorloper van een compliance professional. Door de toenemende complexiteit van regelgeving en het maatschappelijk en reputationeel belang om compliant te zijn met regelgeving zien we steeds meer full fledged compliance specialisten opdoemen.

Handvatten om klimaatwet-/regelgeving beter te implementeren in de bedrijfsvoering

De beschreven ontwikkelingen leiden ertoe dat het traditionele duurzaamheidsbeleid van bedrijven, in het verleden ontwikkeld met een sterke blik vanuit de organisatie naar de omgeving niet meer volstaat. De steeds complexer wordende milieuregelgeving dient structureel in de organisatie te worden verankerd. Volgens organisatiekundige volgens Porter dient duurzaamheidsbeleid zich te focussen niet op het verschil, maar op de wederzijdse afhankelijkheid tussen bedrijf en de omgeving. De essentie van goed duurzaamheidsbeleid zit in de kruispunten tussen het bedrijf en de omgeving. Door deze goed te analyseren en vanuit hier beleid te formuleren, wordt een beleid gevoerd dat aansluit bij de omgeving en meerwaarde creëert. Op basis van de analyse kunnen ook de compliance verplichtingen geadresseerd worden, die de medewerkers handvatten geeft bij de uitoefening van de werkzaamheden. 

Door Porter wordt een methode beschreven die gebruikt kan worden om de kruispunten tussen het bedrijf en de omgeving goed in beeld te krijgen. Deze methode analyseert de omgeving vanuit de organisatie (inside-out). Hiervoor wordt het waardeketenmodel gebruikt. De tweede methode analyseert juist van buiten de organisatie naar binnen de organisatie (outside-in), de nieuwe ISO-normen is een uitwerking van dit model. 

Inside-out de waardeketen van het bedrijf

Bij de analyse van binnen naar buiten wordt gebruikt gemaakt van de waardeketen. Met behulp van de waardeketen wordt het bedrijf geanalyseerd en worden de mogelijke gevolgen voor de omgeving inzichtelijk gemaakt. Zo kunnen we de milieu- of klimaateffecten die het bedrijf heeft op de omgeving (bijvoorbeeld het elektriciteitsverbruik voor de productie, of het brandstofverbruik voor transport) verbinden aan activiteiten binnen het bedrijf. Resultaat is inzicht in de processen of activiteiten en de gevolgen daarvan voor de omgeving.

Outside-in de ISO-normen

Met de introductie van de nieuwe ISO-normen (2015) is een eenvoudig model beschikbaar gekomen voor het vaststellen van de context van de organisatie. De norm splitst de context van de organisatie op in de wensen en verwachtingen van de stakeholders enerzijds en de omgevingsgerelateerde issues anderzijds. De norm stelt vervolgens dat op basis van de analyse kansen en risico’s vastgesteld moeten worden, welke ook middels acties in de organisatie geborgd dienen te zijn. Onderstaande figuur maakt deze analyse inzichtelijk.

Door een juiste analyse krijgt het bedrijf structureel een beter inzicht in de externe ontwikkelingen, waarmee ze haar beleid hier beter op kan aanpassen. Door de resultaten uit de analyse te vertalen naar de waardeketen van het bedrijf, ontstaat een goed inzicht in de verwachtingen van de omgeving, de bijbehorende risico’s, de compliance verplichtingen en waar deze zich uiten binnen het bedrijf. Analyse van de bedrijfsvoering op deze wijze vergemakkelijkt compliance management van (ondersteunende) processen in de productielijn.

 In de praktijk blijkt dat een onzorgvuldige analyse van de interne en externe context een systeem met onnodige administratieve ballast tot gevolg heeft. Immers, als men geen goed in beeld heeft waarop gestuurd moet worden wordt er vaak onnodig veel vastgelegd. Diverse ICT-oplossingen zijn ontwikkeld die gebruikt kunnen worden om operationele proces te faciliteren, bijvoorbeeld analyse, compliance verplichtingen bewaken en takenbeheer. Bovendien zijn er diverse applicaties in omloop en gespecialiseerde dienstverleners die bedrijven assisteren met het inzichtelijk te maken en actualiseren van de vigerende wet-/regelgeving.

Met de nieuwe ISO-normen is ook het vakgebied van compliance management geïntroduceerd (in de industrie). Wij verwachten dat er de komende jaren steeds meer de vraag komt naar compliance medewerkers. Deze medewerker onderscheidt zich van de klassieke QHSE-medewerker, omdat hij/zij een meer bedrijfskundige/juridische/risico-georiënteerde achtergrond heeft. Deze nieuwe compliance medewerker dient inzicht te hebben in zowel bestuursrechtelijke als privaatrechtelijke eisen en zowel de financiële als operationele gevolgen voor de organisatie kunnen overzien. Hij of zij krijgt een sterk adviserende rol binnen de organisatie, waarbij ook bedrijfskundige oplossingen verwacht mogen worden.

Naast een prominentere rol voor de compliance medewerker, zien we ook een toename aan digitale hulpmiddelen die staffunctionarissen, zoals compliance medewerkers en bestuur, helpen met het genereren van inzicht. Kleinere en middelgrote bedrijven kunnen daarmee relatief gemakkelijk de eerste stappen zetten naar een integratie van de compliance functie in hun bedrijfsvoering.

Dit artikel verscheen in de zomer van 2018 in het Tijdschrift voor Compliance.