Als bedrijf zelf in control na een compliance audit

23-11-2020

De opslag van gevaarlijke stoffen is één van de milieuthema’s waar bedrijven vaak nog wat te winnen hebben. Zo zien we tijdens het uitvoeren van compliance audits regelmatig dat de opslagvoorziening niet voldoet, dat het niet duidelijk is of stoffen bij elkaar opgeslagen mogen worden of dat de veiligheidsbladen niet inzichtelijk zijn. 

Voor verschillende bedrijven voeren we als externe partij compliance audits uit. Tegenwoordig doen we dit met behulp van ons online managementsysteem MIDAS. Hiermee zijn bedrijven zelf in control als het gaat om het voldoen aan de milieueisen. Ook staan ze aantoonbaar een stap voor op het vlak van milieu (en Arbo).

Lees verder

Als bedrijf zelf in control na een compliance audit

Voldoen aan milieueisen is een complexe taak

"De verantwoordelijkheid om aan milieueisen te voldoen ligt bij bedrijven zelf. De systematiek van algemeen geldende regels uit het Activiteitenbesluit versterkt dit", vertelt Thijs van Rossum, adviseur op het gebied van milieu en duurzaamheid. “Maar het is soms lastig om precies te weten aan welke regels een bedrijf moet voldoen. Middelen zoals ons managementsysteem MIDAS bieden hierbij duidelijkheid.”

Het woud aan regels lijkt voor bedrijven met een milieuvergunning iets meer behapbaar. In de vergunning staat onder de voorschriften namelijk overzichtelijk wat de eisen zijn. Thijs: “Toch zijn ook voor deze bedrijven vaak onderdelen van het Activiteitenbesluit van toepassing, net als andere wetten en regels. Denk bijvoorbeeld aan regels voor het gebruik van koelinstallaties of direct werkende Europese regelgeving. Kortom, het is best complex.”

Met MIDAS creëren we in de eerste plaats een helder overzicht, met daarin alle regels waaraan het bedrijf moet voldoen. Op basis van dit overzicht ziet de gebruiker precies:

  • wat we gaan toetsen in een compliance audit;
  • aan welke eisen het bedrijf moet voldoen;
  • hoe de gebruiker controleert of het bedrijf voldoet.

Compliance zichtbaar op orde

"Als auditor proberen we de vinger op de zere plek te leggen, vanuit het idee een bedrijf continu te verbeteren", zegt Thijs. "Bovendien kijken we als externe partij met een frisse blik naar de milieuzaken binnen een bedrijf. Daardoor zien we soms meer dan een interne auditor die al jaren bij het bedrijf werkt. Bij compliance audits zetten we MIDAS in zodat bedrijven aantoonbaar kunnen voldoen aan de milieueisen. Anders gezegd: met MIDAS krijg je de compliance zichtbaar op orde."

‘Een actieve bewaking van de workflow’

Eén van de bedrijven bij wie we MIDAS hebben ingezet voor een compliance audit is Legrand, specialist voor de elektrische en digitale infrastructuur in een gebouw. KAM manager Erik van Avendonk over het gebruik van dit online managementsysteem: “Ondanks het feit dat MIDAS bij ons nog in de kinderschoenen staat, zien wij al veel potentie. Zeker als je kijkt naar de koppeling tussen de milieuaspecten en de wet- en regelgeving. Het is prettig dat je een melding krijgt wanneer er iets in de wet- en regelgeving verandert. Zo ben je altijd op de hoogte.”

Volgens Erik van Avendonk gaat de opvolging van taken met MIDAS veel efficiënter dan op de traditionele manier. “Blijkt uit de compliance audit dat er iets afwijkt? Dan komt hier in MIDAS automatisch een persoons- en tijdgebonden gebonden taak aan te hangen. De opvolging van deze taken bewaakt MIDAS actief. De betreffende persoon krijgt op het juiste moment een melding dat een taak afgehandeld moet worden.”

Ingezoomd: hoe toetsen we compliance met MIDAS?

Met MIDAS halen we alle relevante data op voor de compliance audit. Daarbij ziet u in één oogopslag welke aspecten wel of niet voldoen aan de wet- en regelgeving. Met foto's als bewijsmateriaal, een koppeling aan de juiste wet- en regelgeving én een advies voor de oplossing per afwijking krijgt u een duidelijk, constructief beeld van de situatie. Via een beknopte managementrapportage brengt u ook het management makkelijk op de hoogte van de afwijkingen en de manieren om dit op te lossen.

Met MIDAS maakt u aantoonbaar hoe u met afwijkingen omgaat: elke grotere of kleinere afwijking wordt namelijk omgezet naar een concrete, persoons- en tijdgebonden taak. En juist hier zit volgens Thijs van Rossum een sterke gedragscomponent in het werken met MIDAS. "Het helpt in het stellen van de juiste prioriteiten, qua orde en netheid. Welke taken moet een medewerker éénmalig of terugkerend uitvoeren om ervoor te zorgen dat het bedrijf continu veilig en verantwoord werkt?"

Meer weten over MIDAS?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van ons online managementsysteem MIDAS? Neem dan contact met ons op via telefoonnummer 030 231 13 77, of stuur een e-mail naar midas@lbpsight.nl. Onze adviseurs leggen u graag uit hoe MIDAS in uw bedrijf kan worden ingezet.